چاہے آپ میٹنگ یا پروگرام میں بحیثیت سامع/ناظر شریک ہوں ر ہے ہوں یا بحیثیت مقرر یا پھر میزبان (ہوسٹ) اس کے لئے آپ درج ذیل باتوں کاخیال رکھنا چاہئے

کووِڈ۱۹؍ کی وباء کے بعدآن لائن رابطہ کا استعمال بڑھ گیا ہے۔  ہرشعبہ ہائے حیات میں ویڈیو کانفرنس یا میٹنگ کا سہارالیا جارہا ہے ۔ تجارتی اداروں سے لے کر تعلیمی اداروں کی میٹنگ اور طلبہ کی تدریس ، ادبی و سماجی نشستوں ، غرض ہر طرح کی اجتماعی ملاقات کیلئے  آن لائن میٹنگ نے بڑی اہمیت اختیار کرلی ہے۔ 
زیادہ استعمال کیے جانے والے آن لائن پلیٹ فارمس 
 آن لائن پلیٹ فارمس کے ذریعے میٹنگوں میں لوگوں نےایسے پلیٹ فارم کوترجیح دی جس کے ذریعہ  رابطہ کرنا آسان ہوا۔  جہاں بڑے کاروباری اداروں نے سسکو ویب ایکس کا استعمال زیادہ کیا، وہیں دیگر میڈیم اور چھوٹے پیمانے کے تجارتی اداروں نے مائیکروسافٹ ٹیم اور گوگل میٹ جیسے آن لائن میٹنگ پلیٹ فارمس کو میٹنگوں اور آن لائن اجتماعات کے لیے ترجیح دی۔ تعلیمی، سماجی، ادبی اداروں نے آن لائن تدریس اور پروگرام کے لیے سب سے زیادہ زوم ایپ کا استعمال کیا۔ یہ کہنا غلط نہیں ہوگا کہ اوپر بیان کیے گئے مختلف آن لائن پلیٹ فارمس میں اگر سب سے کم وقت میں کسی پلیٹ فارم کو سب سے زیادہ شہرت حاصل ہوئی تو وہ بلاشبہ ’’زوم ایپ‘‘ رہا۔ امریکن کمپنی کا یہ آ ن لائن پلیٹ فارم کئی خصوصیات سے مزین ہے جس کے ذریعے میٹنگوں کے انعقاد کے کئی طریقوں سے استفادہ کیا جاسکتا ہے۔ حالیہ دنوں حیدرآباد سے تعلق رکھنے والے چار انجینئروں نے ’Meet Hour‘ نامی ایک آن لائن پلیٹ فارم لانچ کیا ہے جو ہندوستان میں زوم کے بعد سب سے زیادہ ڈائون لوڈ کیا جانے والا ایپ ہے۔ گزشتہ ایک برس میں ہم نے کئی آن لائن پروگراموں کا انعقاد  کیا اور بہت سےپروگراموں میں شرکت بھی کی۔ اس تجربے کی بنیاد پر آداب ، شرائط اور مشورے پیش کررہے ہیں۔
اگر آپ بحیثیت سامع/ناظر شریک ہوں تو
 لوگوں کی ایک بڑی تعداد اپنی دلچسپی کے مطابق مختلف پروگرام میں ان پلیٹ فارمس کے ذریعے جڑتی ہے،  اگر آپ بحیثیت سامع ،ناظر کسی میٹنگ یا پروگرام میں شریک ہیں تو درج ذیل باتوں کا خیال رکھیں:
  اگر ضروری نہیں ہے تو اپنا ویڈیو آف رکھیں 
اگر آن رکھنا ہے تو پھر  اپنا موبائیل یا لیپ ٹاپ اس طرح سامنے رکھیں کے آپ کا چہرہ سامنے نظر آئے،  لیٹ کر، ٹیک لگا کر نظر آنا اچھی بات نہیں ہے۔
  اگر آپ صرف سامع کی حیثیت سے شامل ہیں تو ابتداء سے ہی اپنا مائیک آف رکھیں (میوٹ) تاکہ آپ کی، گھر کے دوسرے افراد کی اور آس پاس کی آواز سے  ڈسٹرب نہ ہو۔   
 گوگل میٹ پر آپ اپنے گوگل اکائونٹ (جی میل) سے ہی شرکت کرسکتے ہیں اسلئے  آپ کا نام نظر آتا ہے اگر آپ نے کسی اور کے جی میل سے لاگ اِن کیا ہے تو اس کا نام نظر آئے گا۔ زوم ایپ پر شرکت کرتے ہوئے اس بات کا دھیان رکھیں کہ آپ کا نام کیا درج ہے ۔ 
اگر آپ بحیثیت مقرر شریک ہوں تو
 کسی بھی پروگرام میں آرگنائزرایک سے زائد افرادکو بحیثیت مقرر مدعو کرتے ہیں۔ اگر آپ بحیثیت مقرر شریک ہورہے ہیں تو ان باتوں کا خیال رکھیں۔
پروگرام یا میٹنگ کے وقت سے قبل دی گئی لنک سے جڑ جائیں تاکہ ہدایات سے آپ واقف ہوں۔  
شرکت کرتے وقت بالخصوص اپنا نام چیک کرلیں اور اگر ضرورت ہوتو درست کرلیں۔ 
 بہتر ہے کہ آپ اپنے پروفائل پر اپنی تصویر بھی سیٹ کرلیں تاکہ اگر ویڈیو بند بھی ہوتو منتظمین اور سامعین بآسانی آپ کی شناخت کرسکیں۔ 
آپ کی شرکت بحیثیت مقرر ہے اسلئے  اس بات کو یقینی بنائیں کے آپ کی گفتگو کے دوران لوگ آپ کو دیکھ سکیں، یعنی آپ ویڈیو میں نظر آئیں۔ 
بہتر ہوگا کہ آپ لیپ ٹاپ کے ذریعے شریک ہوں۔  تاکہ کیمرہ کا زاویہ درست ہو، اگر موبائیل سے شرکت کررہے ہوں تو بہتر ہے موبائیل کو مناسب فاصلے اور زاویہ پر اسٹینڈ کی مدد سے نصب کریں تاکہ دوران گفتگو آپ کا چہرہ مکمل نظر آئے۔
 بحیثیت مقرر ویڈیو سے بھی زیادہ اہمیت آپ کے آڈیو کی ہے کیونکہ جو گفتگو آپ کرنے والے ہیں وہ صاف اور واضح طور پر سامعین تک پہنچنا ہی آپ کی اصل کامیابی ہے۔ 
 موبائیل ڈیٹا کے بجائے وائی فائی سے شرکت کریں تاکہ کنکشن ڈسکنیکٹ ہونے کا خدشہ کم ہو۔
بلیوٹوتھ ہیڈ فون کے بجائے وائر والے ہیڈ فون ، مائیک کا استعمال کرنا زیادہ بہتر ہے۔  
 اپنی گفتگو کے آغاز میں خود کو اَن میوٹ کریں اور گفتگو مکمل ہونے پر میوٹ کرلیں۔
 اگر آپ اسکرین شیئر آپشن کا استعمال کرنے والے ہیں تو شرکت سے قبل ایک بار اس کی مشق ضرور کرلیں ۔ پاور پوائنٹ پرزینٹیشن اور پی ڈی ایف کو اسکرین پر شیئر کرنا ہو تو موبائیل کے بجائے لیپ ٹاپ کو ترجیح دیں۔ 
اگر آپ میزبان (ہوسٹ) /آرگنائزر ہوں تو 
 کسی بھی پروگرام کا انعقاد کرنے والے کو میزبان یا ہوسٹ کہا جاتاہے جو کسی موضوع پر مختلف مقررین کے خیالات کو لوگوں تک پہنچانے کی غرض سے پروگرام آرگنائز کرتا ہے۔ عام طور پر کسی تعلیمی، ادبی پروگرام کا دعوت نامہ لوگوں کو پوسٹر کی شکل میں بھیجا جاتا ہے ساتھ ہی ٹیکسٹ کی شکل میں پروگرام کی لنک دی جاتی ہے اس لنک کو ’’ون ٹیپ لنک‘‘ کہتے ہیں کیونکہ اس پر کلک کرتے ہی لوگ میٹنگ میں شریک ہوجاتے ہیں۔اس کے علاوہ میٹنگ آئی ڈی اور پاس ورڈ (پاس کوڈ) کے ذریعے بھی شرکت کی جاسکتی ہے۔  بحیثیت ہوسٹ درج ذیل باتوں کا خیال رکھیں: 
پروگرام میں شریک ہونے والے مقررین سے قبل از وقت رابطہ کیجیے اور طے شدہ تاریخ اور وقت کے لحاظ سے میٹنگ کو شیڈیول کرلیجیے اور پروگرام کی معلومات بذریعہ پوسٹر اور لنک، ای میل اور وہاٹس اپ ، فیس بک یا دیگر ذرائع سے زیادہ سے زیادہ لوگوں تک پہنچائیے۔  
بہتر ہوگا کہ آپ جس پلیٹ فارم کا استعمال کر رہے ہوں اس کا لائسنس ورژن استعمال کریں تاکہ آپ اس کی زیادہ تر سہولیات سے فائدہ اٹھا سکیں۔  
موجودہ دور میں پروگرام کو یوٹیوب اور فیس بک پر لائیو اسٹریم بھی کیا جاتا ہے جس سے دوران پروگرا م کے علاوہ بعد میں بھی لوگ استفادہ کرسکتے ہیں۔ اسٹریمنگ کیلئے  یوٹیوب زیادہ بہتر ہے کیونکہ تقریباً ہر اسمارٹ فون میں یہ ایپ موجود ہے۔ ایسی صورت میں آپ کو اپنے پروگرام کی اسٹریمنگ لنک بھی دعوت نامہ میں شامل کردینی چاہیے۔ 
 اگر آپ لائسنس ورژن کا استعمال کررہے ہیں تو وقت کی قید سے آزاد ہیں اسلئے   وقت سے ۲۰؍ تا ۲۵؍ منٹ قبل میٹنگ شروع کردیں۔ ویٹنگ روم کے آپشن کوپہلے Enable کرلیں تاکہ اپنے مقررین کو پہلے شامل کرکے انھیں ہوسٹ بناسکیں تاکہ بوقت ضرورت وہ خود کو ان میوٹ کرسکیں اور اسکرین شیئر کرسکیں۔ بعد میں ویٹنگ روم کو ڈِس ایبل کرسکتے ہیں تاکہ آپ کو فرداً فرداً لوگوں کو شریک کرنے کی زحمت نہ کرنی پڑے۔ 
مقررین کے علاوہ دیگر شرکاءکیلئے خود کو اَن میوٹ کرنے، اسکرین شیئر کرنے، میٹنگ ریکارڈ کرنے ، چیٹ ڈس ایبل کرنے جیسے اقدامات پہلے سے کرلیں، تاکہ دوران پروگرام کوئی ڈسٹربینس نہ ہو۔
ہوسٹ کیلئے  ضروری ہے کہ وہ اپنے ساتھ ایک سے زائد ڈیوائس رکھیں اور جانچتے رہیں کہ براہِ راست میٹنگ اور اسٹریمنگ لنک صحیح چل رہی ہے۔  
 دوران پروگرام اگر کسی مقرر خاص کو کوئی ہدایت یا اطلاع دینی ہوتو چیٹ باکس میں ڈائریکٹ میسیج کا استعمال کریں، اس طریقے کو پہلے سے سبھی کے علم میں لے آئیں تاکہ دوران پروگرام اس کا خیال رکھا جاسکے۔  
 ابتداء سے ہی تمام شرکاء کو میوٹ رکھیں اور انھیں خود کو اَن میوٹ کرنے کا آپشن ڈِس ایبل کردیں۔ مقررین کو معاون میزبان(کو ہوسٹ) بنانے پر انھیں خود کو اَن میوٹ کرنے کی سہولت حاصل ہوجائے گی۔ اس طرح دوران پروگرام آپ ڈسٹربینس سے محفوظ رہیں گے۔  
 تجربہ اور مشق آپ کومزید بہتر سے بہتر بننے کی ترغیب دیتے ہیں۔ اسلئے  شرکت کرتے کرتے بھی کئی باتوں سے آپ واقف ہوجائیں گے۔