اکثر دفتر میں ٹاسک کی لمبی لسٹ، میٹنگز، ای میل، ڈیڈ لائن اور اچانک ملنے والے کام ہمارے ذہن پر دباؤ ڈالتے ہیں لیکن اگر ہم وقت کی صحیح منصوبہ بندی کریں تو نہ صرف کام آسان ہوتے ہیں بلکہ پرفارمنس، مینٹل ہیلتھ اور پروفیشنل گروتھ تینوں بہتر ہوتی ہیں، ساتھ ہی وقت کی بھی بچت ہوتی ہے۔

آج کے مسابقتی دور میں کام صرف محنت سے نہیں بلکہ اسمارٹ پلاننگ اور ٹائم مینجمنٹ سے مکمل ہوتا ہے۔ اکثر دفتر میں ٹاسک کی لمبی لسٹ، میٹنگز، ای میل، ڈیڈ لائن اور اچانک ملنے والے کام ہمیں دباؤ میں ڈالتے ہیں۔ لیکن اگر ہم وقت کی صحیح منصوبہ بندی کریں تو نہ صرف کام آسان ہوتے ہیں بلکہ پرفارمنس، مینٹل ہیلتھ اور پروفیشنل گروتھ تینوں بہتر ہوتی ہیں۔ اس بارے میں تفصیل سے جانئے:

منصوبہ بند طریقے سے کام کرنا کیوں ضروری ہے؟

اگر آفس میں کام طے شدہ وقت پر پورا نہیں ہوتا تو پینڈنگ ٹاسک اکٹھا ہو کر دباؤ کا سبب بنتا ہے۔ اس کا اثر نہ صرف کام پر پڑتا ہے بلکہ ہماری ذہنی صحت بھی متاثر ہوتی ہے اور بے چینی بھی محسوس ہوتی ہے۔ وقت کی کمی اور جلدبازی میں کیا گیا کام اکثر ادھورا رہ جاتا ہے یا کوالیٹی سے سمجھوتہ کرنا پڑتا ہے۔ ایسی صورت میں توجہ مرکوز کرنے میں بھی دشواری اور تخلیقی صلاحیت بھی متاثر ہوتی ہے۔ کیونکہ ہمارا دماغ صرف کام ختم کرنے کی جلدی میں رہتا ہے، نئے آئیڈیاز یا منفرد کام پر دھیان ہی نہیں دے پاتا۔ مختصراً یہ کہ ٹائم مینجمنٹ کی کمی کام کرنے کی صلاحیت، اعتماد اور پیشہ ورانہ شخصیت کو منفی اثر ڈالتی ہے۔ اس لئے وقت کا صحیح استعمال ’ورک لائف‘ کے لئے بے حد ضروری ہے۔

یہ بھی پڑھئے: اس سال کچھ ایسے ہدف طے کریں جو چھوٹے ہوں مگر کھوٹے نہیں

دفتر میں ٹائم مینجمنٹ کے ۶؍ طریقے

کام شروع کرنے سے قبل پلاننگ کریں: روزانہ صبح بیدار ہونے کے بعد پانچ منٹ نکالیں اور دن بھر کے اہم کاموں کی نشاندہی کریں۔ اس سے دن بھر کے اوقات منظم رہیں گے اور انسان کی توجہ ان کاموں پر مرکوز رہے گی۔

ترجیحات طے کریں: سب سے پہلے یہ سمجھنے کی کوشش کریں کہ کون سا ٹاسک اہم ہے۔ پہلے اُن کاموں کو مکمل کریں جو اہم اور طے شدہ وقت میں ہی انجام دینے ہیں۔

’ٹائم بلاکنگ‘ تکنیک اپنائیں: ہر کام کیلئے وقت طے کر دیں۔ جیسے ۳۰؍ منٹ ای میلز کیلئے، ایک گھنٹہ ’فوکس ورک‘ کیلئے۔ اس سے وقت ضائع نہیں ہوگا اور کام جلد مکمل ہوگا۔

ایک وقت میں ایک کام: بہتر ہوگا کہ ایک وقت میں ایک کام کریں۔ ملٹی ٹاکسنگ کام کے معیار اور رفتار دونوں کو متاثر کرتی ہے۔

کام میں خلل ڈالنے والی سرگرمیوں سے دوری: غیر ضروری نوٹیفکیشنز آف کریں، چیٹ یا سوشل میڈیا سے دوری بنائیں۔ ضرورت ہو تو فون میں ’ڈو ناٹ ڈسٹرب‘ موڈ کا استعمال کریں۔

روزانہ اپنی کارکردگی کا جائزہ لیں: دن ختم ہونے سے پہلے ۲؍ منٹ نکال کر جائز لیں، کون سا کا کام مکمل ہوگیا، کون سا باقی ہے؟ اس سے اگلے دن کی تیاری کرنے میں مدد ملتی ہے۔ اگلے دن پہلے ’پینڈنگ ٹاسک‘ مکمل کرنے کی کوشش کریں۔

یہ بھی پڑھئے: تحفہ دینے کے تین شاندار آئیڈیاز

ٹائم مینجمنٹ کے فائدے

ٹائم مینجمنٹ کی مدد سے انسان کی کارکردگی بہتر ہوتی ہے اور وہ پہلے سے زیادہ کام انجام دینے کا اہل ہوتا ہے۔ جب معلوم ہو کہ کس وقت کون سا کام انجام دینا ہے تو، توجہ کے ساتھ کم وقت میں بہتر نتائج حاصل ہوتے ہیں۔ اس کے علاوہ، کام منظم ہونے کے سبب ذہنی دباؤ محسوس نہیں ہوتا۔ اس کی وجہ یہ ہے کہ وقت پر کام پورا ہونے سے پینڈنگ کام سے نجات مل جاتی ہے۔ اچھی بات یہ ہے کہ کام وقت پر پورا ہونے سے خاندان، آرام اور اپنے لئے بھی وقت نکالنا آسان ہوتا ہے۔ جس سے زندگی پُرسکون محسوس ہوتی ہے۔ ٹائم مینجمنٹ کے ذریعہ آپ اپنی زندگی کو خوشگوار بنا سکتی ہیں۔ یہ ہنر آپ کو پیشہ ورانہ زندگی میں کامیابی سے ہمکنار کرسکتا ہے۔

یہ بھی پڑھئے: نرم و ملائم جلد کیلئے رات کو سونے سے قبل یہ تین تدابیر کارآمد ہوسکتی ہیں

ٹائم مینجمنٹ کا اثر ہماری شخصیت پر پڑتا ہے

اکثر سمجھا جاتا ہے کہ ٹائم مینجمنٹ صرف کام جلدی ختم کرنے کا طریقہ ہے، جبکہ اس سے انسان کو کئی فائدے حاصل ہوتے ہیں۔ ٹائم مینجمنٹ کا اصل مفہوم ہے کام کو اس کی ترجیحات کے مطابق بانٹنا، اہم کاموں پر توجہ مرکوز کرنا اور وقت ضائع کرنے والی غیر ضروری سرگرمیوں سے دوری اختیار کرنا۔ جب ہم اپنے وقت کو منظم کرتے ہیں تو نہ صرف کام کا بوجھ ہلکا محسوس ہوتا ہے، بلکہ نتیجے بھی مثبت آتے ہیں۔ کام کا معیار بھی بہتر ہوتا ہے، کام طے شدہ وقت پر مکمل ہوتے ہیں اور ذہن پر اضافی دباؤ بھی نہیں پڑتا۔ اس کا براہِ راست اثر ہماری پیشہ ورانہ شخصیت پر پڑتا ہے۔ لوگ ہمیں بھروسہ مند، نظم و ضبط کے پابند اور ذمہ دار شخص کے طور پر دیکھتے ہیں۔ ٹائم مینجمنٹ کی خوبی انسان کو پُرسکون اور منظم رکھتی ہے، جس سے چیلنجز سے بھرپور کام بھی بآسانی مکمل ہوجاتے ہیں۔

یہ بھی پڑھئے: بچوں کی پرورش، تخلیقی صلاحیت اور ذہنی صحت کیسے محفوظ ہو؟

حرفِ آخر، ٹائم مینجمنٹ کے فائدے انہی لوگوں کو حاصل ہوں گے جو مستقل مزاجی کے ساتھ اسے پر عمل پیرا ہوں۔ دن کے آغاز پر اپنے معمولات طے کرلیں اور اس کام کو اپنی عادت بنا لیں۔ جب آپ ٹائم مینجمنٹ پر مستقل عمل کریں گے تب آپ کو احساس ہوگا کہ آپ کے پاس وقت کی کمی نہیں ہے۔ اس میسر وقت کو آپ اپنی صلاحیتوں کو نکھارنے کیلئے استعمال کرسکتی ہیں۔